Excel 公式必學 10 式足以應付上班日常需求

excel公式大全

現時返 Office 工，都一定要學識 MS Office 辦公軟件，Word、Excel 及 PowerPoint 都是基本要識的工具。

當中 Excel 可以儲存海量大數據資料，而且具備試算表公式函數功能，如果能夠掌握 MS Excel 試算表公式函數，定能事半功倍，更靈活運用你的 MS Excel 資料數據庫。

以下使用一個Excel 公式範例數據庫，圖解列出 10 大常用 MS Excel 試算表公式函數，即使對 MS Excel 公式零知識的傻瓜新手，都可即學即用！

在 Micrsoft Office 系列軟件，包括 Word、Excel、Powerpoint 等，令最多打工仔頭痛的便是 Excel，有時要將一堆雜亂的資料拼入 Excel 亦是難事。

此外，因為它的功能豐富，除了可以儲存資料外，還可以利用不同的公式，快速有效整理內容，若同時學識快捷鍵則事半功倍。

今次就為大家準備十分 Excel 最常用的公式，若能好好掌握，日常使用 Excel 已經不是難事！

Excel公式必學 10 式

Excel公式01｜SUM

SUM 功能是一個非常實用的工具，主要用於計算範圍、單個數字或是單元格列中的數值總和。

用戶只需選擇一系列的單元格，然後使用SUM函數（例如：=SUM(A1:A10)），Excel就會自動計算出這些單元格中所有數字的總和。

這個功能大大節省了手動相加的時間，提高了工作效率，是處理財務報表、學術研究數據分析等任務的強大助手。

功能：加總，把不同儲存格加起來。
公式：=SUM（儲存格,儲存格…）；=SUM（儲存格範圍）。
=SUM(F3,H3,K3)，把 F3, H3, K3 三個獨立儲存格加起來。
例子：=SUM(F3:L3)，把 F3 至 L3 儲存格範圍加起來。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：SUM

Excel公式02｜AVERAGE

AVERAGE 功能提供了快速計算一系列數值平均值的便利。

使用者只需選擇包含數字的單元格範圍，然後應用AVERAGE函數

（例如：=AVERAGE(B1:B5)），Excel便會自動計算出所選範圍內所有數值的平均數。

這個功能對於進行數據分析、學術研究或是日常辦公中需要快速得出數據平均值的情況非常實用，極大地提升了工作效率和準確性。

功能：平均。
公式：=AVERAGE(儲存格,儲存格…)；=AVERAGE（儲存格範圍）。
=AVERAGE(G3:L3)，計算 G3 至 L3 的儲存格的平均數值。
例子：=AVERAGE(G3,H3,I3,L3），計算這幾個選定儲存格的平均數值。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：AVERAGE

Excel公式03｜COUNT

COUNT 功能專門用於計算一個範圍內的數值個數。

當用戶需要知道某一範圍內有多少個單元格含有數字時，可以使用這個函數（例如：=COUNT(C1:C10)）。

Excel會自動返回範圍內包含數字的單元格總數。

這項功能對於進行數據統計和分析特別有用，幫助用戶快速獲取數據集中的數值個數

功能：統計含數字及日期資料的儲存格。
公式：=COUNT（儲存格,儲存格…）；=COUNT（儲存格範圍）。
例子：=COUNT(B3:L3)，如下圖示，不計算文字資料，但計算數字和日期資料，因此答案是 8。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：COUNT

Excel公式04｜COUNTA

COUNTA 功能用於計算範圍內非空單元格的數量，包括含有數字、文字、日期等任何類型的數據。

使用方法簡單，只需指定一個或多個範圍（例如：=COUNTA(D1:D10)），Excel便能返回該範圍內所有非空單元格的總數。

這個功能對於需要評估數據集完整性、進行數據整理前的預檢或計算有效數據點的情況非常實用。

功能：統計出選定範圍內有多少個儲存格不是空格。
公式：=COUNTA（儲存格範圍）。
例子：=COUNTA(B3:L3)，由於把文字、日期、數字都統計在內，因此答案是 11。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：COUNTA

Excel公式05｜CONCATENATE

CONCATENATE 函數用於將多個文字字符串合併成一個字符串。

透過這個功能，用戶可以輕鬆將不同單元格中的文字資料結合起來，例如將名字和姓氏合併成全名（例如：=CONCATENATE(A1, ” “, B1)）。

這項功能在處理大量需要合併文字的數據時特別有用，如製作報表、整理資料庫時。

CONCATENATE 功能為數據整理和報告製作提供了極大的便利，使得文字數據的處理更加靈活和高效。

功能：合併文字儲存格。
公式：=（儲存格,儲存格）。
例子：=CONCATENATE(D3,E3)，把 India 與 Delhi 合併起來 > IndiaDelhi
=CONCATENATE(D3,” “,E3)，也是把 India 與 Delhi 合併起來，不過兩個文字之間有空格 > India Delhi。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：CONCATENATE

Excel公式06｜IF

IF 函數是一種條件函數，可以執行基於給定條件成立與否的邏輯測試。

其基本語法為=IF(條件, 值1, 值2)，其中「條件」是需要測試的條件，「值1」是條件成立時的返回值，「值2」是條件不成立時的返回值。

這個函數非常適用於數據分析、預算編製、成績計算等多種場景，能夠有效地幫助用戶根據不同條件快速做出決策。

功能：有條件計算儲存格。
公式：=IF（儲存格=條件,結果,結果）。
例子：=IF(D3=”India”,”Hindi”,”Other Language”)，由於 D3 是 India，因此在輸入公式的儲存格（M3）會顯示 Hindi。
如果把公式裡的 D3 改為 D5（USA），由於 D5 不是 India，因此 M3 會顯示 Other Language。
在 M3 儲存格輸入公式： =IF(F3<=3000,”Work Harder”,”Good Job”)
如果 F3 的數字細過或等如 3000，M3 顯示 Work Harder，否則 M3 顯示 Good Job。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：IF

Excel公式07｜COUNTIF

COUNTIF函數允許用戶根據指定的條件對範圍內的單元格進行計數。

其基本格式為=COUNTIF(範圍, 條件)，其中「範圍」是需要查找的單元格範圍，「條件」是用於計數的條件，可以是數字、表達式或文字。

這個功能在數據分析時特別有用，如計算某一範圍內符合特定條件的數據點數量。

例如，計算一列成績中及格（分數>=60）的學生數量。

COUNTIF函數為數據篩選和條件統計提供了強大的支持，使得複雜數據的處理變得簡單高效。

功能：有條件統計儲存格。
公式：=COUNTIF（儲存格範圍, 條件）。
例子：=COUNTIF(C3:C57,”BMW”)，統計在 C3 至 C57 儲存格裡，有幾多個儲存格是 BMW。
COUNTIF 就是把 COUNT 與 IF 混合使用。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：COUNTIF

Excel公式08｜VLOOKUP

VLOOKUP 函數是一種查找和參照工具，允許用戶在表格的一列中搜索特定值，並從同一行的另一列返回相關的值。

其基本語法為=VLOOKUP(查找值, 範圍, 列號, [近似匹配])。

這個功能在處理大量數據，如客戶信息、產品價格表等時非常有用。

它可以幫助用戶快速找到所需信息，提高工作效率。

不過，使用 VLOOKUP 時需要確保查找列位於範圍的最左側。

功能：尋找範圍內的儲存格。
公式：=VLOOKUP（條件,儲存格範圍,由選定儲存格範圍開始計算的行數,絕對值）。
例子：在 P3 儲存格輸入 =VLOOKUP(O3,C2:F11,4,0)，要搵出在 C2 至 F11 儲存格範圍裡，哪個儲存格符合 O3（Honda）條件（即 C2 至 F11 哪個儲存格是 Honda），搵到這個儲存格後，在 P3 顯示「第 4 行」（由選定儲存格範圍開始計算為第 1 行，即 C 行是「第 1 行」，「第 4 行」就是 F）的儲存格內容，答案是 3100。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：VLOOKUP

Excel公式09｜DropDown List

DropDown List功能允許用戶在單元格中創建一個下拉菜單，從而可以從預定義的列表中選擇數據。

這項功能非常適用於需要從固定選項集中選擇值的情況，如填寫表格或數據錄入時。

通過設置數據驗證規則，可以輕鬆創建下拉列表，提高數據錄入的準確性和效率。

此外，DropDown List功能還能幫助維持數據的一致性和整潔，對於數據分析和報表製作尤為重要。

功能：創建下拉式表格。
用法：這個不是 Excel Formula 試算表公式，但它是一個很實用的功能，有助管理試算表。
例子：在 O3 儲存格，揀 Data > Data Validation；在 Allow 選項揀 List；在 Source 選項，選擇你需要的範圍，這個範圍裡的儲存格，都被放到下拉式表格裡，因此可任你選擇改變 O3 的儲存格內容。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：DropDown List

Excel公式10｜SUMIF

SUMIF 函數允許用戶根據特定條件對範圍內的數值進行求和。

這個函數的基本語法是=SUMIF(範圍, 條件, [求和範圍])，其中「範圍」是要檢查條件的單元格範圍，「條件」是用於篩選哪些單元格需要加總的條件，而「求和範圍」是實際需要求和的數值所在的範圍。

如果省略「求和範圍」，則默認在「範圍」內求和。

SUMIF 功能非常適合於需要對符合特定條件的數值進行加總的場景，如計算特定產品的銷售總額、統計特定分數段的學生人數等。

功能：有條件加總儲存格。
公式：=SUMIF（儲存格範圍, 條件, 儲存格範圍）。
例子：在 O8 儲存格輸入公式 =SUMIF(C3:C57,O3,F3:F57)；
在 C3 至 C57 文字儲存格範圍裡，只要文字是與 O3（Aston Martin）相同，那麼就會把與 C3:C57 相對應的 F3:F57 數字儲存格加起來。

MS Excel Formula 試算表 10 大常用公式大全：SUMIF